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タスク管理 ライフハック

[M]Omnifocusに慣れるために、まずは普段のTODOアプリの延長線としてタスク登録をしてみた

omnifocus_start

こんにちは!みう(@miu0512)です。先週からOmniFocusでタスク管理を行うようにしたのですが、意外とスムーズに運用ができています。まずは今まで使っていたTODOアプリからタスク項目を移植してみました。

普段書き留めていた「タスク」をOmniFocusへ移植

私は普段からiPhoneやMacでタスクの管理をしていたので、その際に使っていたアプリに色々とタスクが放り込まれています。まずはそのタスクに5つの手間をかけて移植してみることにしました。

1.GTDという言葉を一旦忘れて、TODOアプリからデータをぜんぶ移植

いつも使っていたTODOアプリのデータをOmniFocusにすべて登録してみました。まずはOmniFocusに慣れることからはじめてみようと思ったので、とりあえずGTDという概念から一旦離れてみようと決意。Mac版ですべて移してみました。

2.登録したタスクをiPadでざっくり「グループ分け」してみた

OmniFocus start9

やらなければいけないことを「個人・仕事・家庭」などのグループで分けました。「フォルダ」で大まかにざっくり分け、その中に「プロジェクト」を作って細かく分けました。タスクは「プロジェクト」の中に入れます。上画像は【個人】>「個人タスク」の中のタスク。

3.ただ登録していただけのタスクにiPadで「期限」をつけてあげた

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登録した項目に「いつまでにやるのか」という期限をつけてあげました。「今日中・明日以降・今年中・そのうちやる」みたいな感じです。これは、日付が決まっていたら「期限」を、それ以外は「コンテキスト」で設定しています。

OmniFocus start11

期限が決まっていないタスクはとりあえず「コンテキスト」で振り分け。今日なのか近日中なのか、それともいつかやりたいことなのかをざっくり分けました。待ちのタスク(連絡待ちとか確認待ちとか)は「待機中」に振り分け。

4.何度もやらなければいけないことには「繰り返し」設定をつけてみた

OmniFocus start10

「ルーチン」というフォルダを作り、その中に「定期タスク」というプロジェクトを作りました。「ブログを書く・Pocketを消化する・イラストを練習する」などの毎日やることの他に、毎月○日に行う「請求書を発行・支払い関連・経理処理日」なども登録。

5.ただ書き留めておいたネタやメモなどは「アイデアリスト」へ

TODOには登録したけど、別に今やることじゃなくて将来的に使いそうなネタやアイデアとかも放り込んでいたので、それらを「アイデアリスト」という項目を作って全て放り込みました。これで全部のタスクがどこかに振り分けられました!

意外と形になった?とりあえずこの方法で運用開始しました

それから、頭の中に残っていた「やること」を絞り出してみました

ひと通り処理してみたら結構綺麗に整理ができたので、今度は新しく登録するタスクにも行ってみることにしました。頭のなかに残っていた「やること」を全部絞り出してみると意外とスッキリします!

細かく分類してしまうと今度は処理に時間がかかりそうなので「ざっくり」

最初はざっくり処理しようと思います。あまり細かく分けてしまうと、今度は登録した後の分類が大変だし、面倒になって管理しなくなってしまう可能性があるため。まずは慣れる!そしてこのフローを習慣化させようと思います。

大事なのは「OmniFocusを使ってタスク管理をすること」

OmniFocusやGTDという言葉に振り回されすぎて、結局設定をしたり項目を登録しただけで疲れてしまいそうな予感でした。なのでOmniFocusに対して「タスク管理アプリ」にちょっと期限付けとかグループ分けとかした程度の気持ちで、軽く考えていこうと思っています。

3種類全部持っていると処理がかなりラクになりました!

Mac版

iPad版

iPhone版

さいごに・・・

OmniFocusを購入してまず行ったのがこのタスク移植+初期追加。意外とこれだけでも「今やるべきこと」が見えてきました。プロジェクトとかコンテキストとか、その辺りはまた別途詳しく書いてみたいと思います。

最後までお付き合いいだだきありがとうございます!

これからも、みう(@miu0512)を応援していただけたら嬉しいです!※あくまでも私なりの使い方なので、GTDの基本からちょっと外れてしまっている部分もございます。予めご了承下さい。

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みう

みう(@miu0512)

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