[M]社内でお世話になっているWebサービス・ツールまとめ

こんにちは！みう(@miu0512）です。今会社で使っているWebサービス・ツールをまとめてみました。色々と試してみたのですが、効率よく作業できるサービスやツールを使うことで社内の連携がうまく行くようになり、離れた事務所でもタスクのやりとりが楽になりました。

社内の情報共有・チャットは「Slack」

社内の連絡手段としてSlackを使っています。個別にメッセージを送ったり、幹部のみのチャンネルを作ったり、雑談として全員参加のチャンネルも設けています。

また、日報や各種申請書提出チャンネルもあります。交流会情報やプレス情報、Webの有用な情報などをまとめるチャンネルも作っていて、一番頻繁に使うツールでもあります。

色々なツールと連携できるのが良い

あとあと出てくるツール「Wrike」や「Googleカレンダー」との連携もでき、すべてSlackに通知がくるように設定しているので、あれこれ見る手間もなく、Slackだけをみていればある程度状況がわかるのも◎。

Slack botが有能

うちの会社では毎日朝礼と終礼を「Zoom」で行います。これを使うことによって離れた場所で作業している社員も参加できるので便利。その際、「10時に朝礼しますよ！」「18時45分に終礼しますよ」などのリマインダーをセットし、そこにZoomのURLを貼り付けておくだけで簡単に参加できるようにしています。

Slack botのリマインダー機能はとっても有能。今はまだ全員へのリマインダーしか設定していませんが、色々使いこなせるよう調べています。

案件・タスク管理は「Wrike」

各案件やそのタスク管理には「Wrike」を使っています。会社ごとにグループを作り、その中にプロジェクトを作成すると、中で説明文や添付資料、タスクの追加が行えるようになっています。

また、タスクごとにチャット機能が付いており、そこで進捗のやりとりができるのも便利なところ。メンションをつけることで、受信フォルダに通知が飛んでいったり、タスクにメンバーを割り振るだけで、その人の「マイワーク」内にタスクが溜まっていくので、普段は「マイワーク」を見るだけで自分になんのタスクが残っているのかを把握したりすることができます。

今まで「Trello」「jooto」とカード型の案件管理ツールを使ってきましたが、実は「Wrike」にもリスト表示・カード表示があるので、すごく使いやすいです。

新しいタスクやメッセージ、ステータスが変わったらSlackに自動で通知される

ここが一番便利なのですが、なんと「Wrike」内のプロジェクトを、「Slack」の各チャンネルに割り振って通知させることができるんです。例えば「案件A」というプロジェクトは「案件A」というチャンネルに通知を飛ばす、というようなことが可能です。

他社との修正指示やりとりは「AUN」

デザインを視覚的に修正指示できるのが「AUN」のいいところ。操作は簡単で、デザインデータを読み込むか、URLを参照し、修正指示箇所を囲んで「ここにこの修正をお願いします」みたいな感じで書いていくだけ。無料版は保存期間が7日間しかありませんが、それでも十分です。

保存した修正点まとめは、共有URLを送るだけで相手が見れるようになっています。閲覧パスワードを設定することもできるのでプライバシーもバッチリ。他にも似たようなツールを使ったことがありますが、今のところ修正指示は「AUN」が一番使いやすいです。

打ち合わせ・スケジュール管理は「Googleカレンダー」

昔は使いづらかった「Googleカレンダー」。今ではUIも改善され、かなり使いやすくなりました。そこで打ち合わせ日程やイベントなどのスケジュール管理は全部「Googleカレンダー」で行なっています。

共有カレンダーに書き込まれたらSlackに自動で通知される

新しいスケジュールを書き込むと、自動的にSlackに書き込まれるようになっています。また、その当日の予定もSlackが教えてくれるので、この連携はかなり使い勝手が良いです。

提案・企画・その他アイデア出しやブラストに「MindMeister」

アイデア出しや企画考案に一番使いやすいと思っているマインドマップツール「MindMeister」。マインドマップを作るツールはたくさんありますが、色々と使ってみてたどり着いたのがこれ。各マインドマップごとに招待ができ、共有編集することもできるので、社内会議中に共有して、みんなでマインドマップを埋めていくことも可能です。

Webサービスとしてブラウザからも見れますが、特にiPadアプリの操作性が良く、デザインも好きなのでお気に入り。ミメモのブログもマインドマップを作って色々アイデア出しをしながら記事を考えています。

他社とのメッセージやりとりは「Slack」「Chatwork」「Skype」

他社とのやりとりにメールはもうほとんど使っていません。どうしてもという時のみ、メール対応ですが、ほとんどのクライアントさんが「Chatwork」を使っていることもあり、やりとりが大変スムーズです。

「Slack」では、クライアントさん単位でワークスペースを作り、共有して使っています。そうすることでチャンネルごとに案件の話ができ、「Chatwork」内がごちゃごちゃにならずスッキリ。

最近あまり使っていませんが「Skype」もクライアントさんによっては使っています。特に音声打ち合わせが多いクライアントさんは「Skype」を希望してきますね。基本的にはどのメッセージツールでもやりとりができるようにしています。

その他「Facebookメッセンジャー」や「LINE」も使います。

オンラインミーティングは「Zoom」

社内の朝礼・終礼は必ず「Zoom」で顔を見ながらタスクや情報共有を行います。離れた場所で作業している社員との打ち合わせにも使ったり、クライアントさんとオンラインミーティングするときも使います。

「Chatworkのビデオ通話」や「LINEビデオ通話」と似たようなもので、「Zoom」のいいところはURLが発行され、そこにアクセスするだけでOKなところが便利。画面も音声もクリアで安定しているのと、スマホからでもアクセスができるので、移動中でも問題なし。

さいごに・・・

以上が現在社内で使っているWebサービス・ツールです。今の悩みは「顧客管理ツール」。色々と使ってみましたが、まだ相性の良いツールが見つかりません。こんなのがあるよ！という顧客管理ツールがあれば教えてください。

最後までお付き合いいだだきありがとうございます！

これからも、みう(@miu0512)を応援していただけたら嬉しいです！